Hybride Events sind echte Live-Veranstaltungen, welche durch digitale Technologien, wie zum Beispiel einen Live-Stream, mobile Apps, die Implementierung auf Social Media Kanäle usw. virtuell erweitert werden. Damit ist auch externen Gästen, welche nicht physisch vor Ort sein können, die Teilnahme am Event möglich.

Die Durchführung hybrider Events bringt eine Reihe von neuen Anforderungen mit sich. Nicht nur die Anforderungen an die Location steigen, sondern auch die Anforderungen an die Expertisen der „Eventmanager“ bzw. der, am Event beteiligten, Gewerke.

Einen Überblick sowie ein kurzes Fazit haben wir für Sie nachfolgend zusammengeschrieben.

Für welche Art von Events sind „Hybride Events“ eine gute Ergänzung?
Hybride Events kann man als eine Mischform zwischen reinen Online-Events und Live-Events betrachten. Sie kombinieren Offline- und Online-Elemente miteinander, sodass eine größere Audience angesprochen werden kann. Je nach Verhältnis Online- vs. Offline-Elemente eignet sich dieses Eventformat vor allen bei

• internationalem Publikum, welche eine weite Anreise für die Teilnahme in Kauf nehmen müssten
• pandemiebedingten Reise-, Teilnehmerrestriktionen
• Events mit hohem Informationstransfer

Weniger geeignet sind hybride Events für teambildende Maßnahmen bzw. bei Events, wo der Erlebnisfaktor im Vordergrund steht.

Welche Anforderungen gibt es an Locations?
Neben ausreichend Platz, vor allem auch vor der eigentlichen „Aktionsfläche“, benötigt die Location bei hybriden Events eine höhere Deckenhöhe aufgrund der Kameraeinstellungen. Damit fallen viele „normale“ Tagungsräume in Hotels oft raus, da mindestens eine Deckenhöhe von 3,5-4m zu empfehlen ist. Allerdings kommt es dabei auch auf die Anzahl der Akteure auf der Bühne an. Je mehr Personen im Bild sein müssten, desto höher sollte die Decke sein.
Des Weiteren gibt es im Idealfall einen angrenzenden Raum oder FOH-Platz für die Gewerke Regie, Bild, Schnitt und Ton.
Eine stabile Internetverbindung ist hingegen Grundvoraussetzung für die Durchführung von hybriden Events in der Location.

Welches Know-How und welche Expertisen an die beteiligten Gewerke sind gefragt?
Hybride Events setzen neue Anforderungen an „alte“ Akteure. Der klassische Eventmanager / die klassische Eventmanagerin agiert als Koordinator:in und Schnittstelle der einzelnen Gewerke, daran hat sich nicht viel geändert. Dennoch braucht es spezielle Kenntnisse im Bereich Video/Ton /Regie sodass oftmals zusätzliche Experten eingekauft werden müssen. Tontechniker:innen, Videograf:innen, Bühnenbilder:innen und Regiesseur:innen sind da nur ein paar Beispiele an Spezialisten, die es für hybride Events zusätzlich braucht.
Für die Moderation von z.B. Live-Chats benötigt man zusätzliches Personal, welches sich ausschließlich um diese eine Aufgabe kümmert.
Allgemein lässt sich sagen, für die Durchführung von hybriden Events besteht ein höherer Personalbedarf – zumindest, was die technische Durchführung betrifft. Generalproben werden außerdem empfohlen, vor allem wenn es sich um die erste Durchführung eines hybriden Events handelt und der Umgang mit z.B. Online-Umfragetools und neuen Medien nicht bei allen Beteiligten Routine ist.

Welche Kosten entstehen bzw. was muss ich budget-technisch beachten?
Eines vorweg – die Durchführung von hybriden Events oder auch reinen Online-Events ist ein keinem Fall kostengünstiger als die Durchführung von reinen Live-Events. Im Gegenteil!
Durch den Einsatz von u.a. zusätzlicher Technik, Spezialsoftware, Spezialisten oder mehr Personal steigen die Kosten schnell rasch an.

Unser Fazit:
Hybride Events eigenen sich hervorragend, um eine breitere Masse zu erreichen und die Reisezeiten der Teilnehmer, gerade bei internationalen Events, drastisch zu reduzieren. Es gibt viele Tools und Möglichkeiten, welche auch externen Gästen einen Erlebnisfaktor und eine hohe Möglichkeit zu Interaktionen bieten. Dennoch ist und bleibt eine Live-Veranstaltung die Nummer 1, wenn es um einen nachhaltigen Erlebnisfaktor geht bei dem es auf den Faktor „Menschen“ ankommt.
Bei der Durchführung sollte einiges beachtet werden, was den Einsatz eines/r erfahrenen/r Event- bzw. Projektmanagers:in unumgänglich macht. Für Unternehmen, die neu in diesem Gebiet sind und noch nie eine hybride Veranstaltung durchgeführt haben, bietet sich eine professionelle Beratung von Anfang an an, um Mehrkosten, die Auswahl der falschen Location und Zeitverlust zu vermeiden.